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Regolamento Europeo in materia di Protezione dei Dati Personali (GDPR)

L’Università mette a disposizione per ciascuno studente iscritto, un account in ambiente Microsoft Office365, nel dominio @stud.liuc.it, al quale andranno associate le seguenti informazioni “credenziali”:

  • un nome utente, derivato dalle prime 2 lettere del nome dello studente, un numero di 2 cifre ed il cognome (limitato ad un massimo di 20 caratteri)
  • una password, che lo stesso studente definisce durante la procedura di attivazione che avviene on line

Associate a queste “credenziali”, lo studente può abbinare fino a 3 diverse modalità autonome ed individuali di ripristino della password in caso di necessità, ovvero:

  • un indirizzo e-mail alternativo;
  • un numero di cellulare;
  • una serie di domande personali con le relative risposte.

Queste informazioni, utili per il ripristino della password, sono strettamente riservate e non sono visibili agli altri utenti dello stesso dominio.

Atteso che le informazioni credenziali, definite per accedere all’account Office365 sono necessarie anche per accedere ed utilizzare gli altri servizi on line, forniti dall’Università, l’attivazione dell’account è un prerequisito essenziale per poter usufruire dei servizi dell’Università, quale studente iscritto.

L’ambiente LIUC sul cloud Office365 fornisce, infatti, molti servizi, tra i quali:

  • invio e ricezione e-mail all’indirizzo @liuc.it assegnato;
  • possibilità di memorizzare files sul cloud OneDrive ed anche di definire la condivisione di questi files con altri utenti dei domini @liuc.it o @liuc.it

L’ambiente LIUC su cloud Office365 costituisce e rappresenta, quindi, una comunità, all’interno della quale esiste una visibilità reciproca degli appartenenti. A titolo di esempio, è possibile cercare l’indirizzo e-mail di qualsiasi altro membro della comunità, semplicemente digitandone il cognome ed il nome. E’ possibile, inoltre, definire gruppi più ristretti di membri, per progetti specifici (ad esempio, per un corso, per un progetto di lavoro o di ricerca, etc.).

Ogni membro ha nel suo account un proprio profilo personale, al quale può associare, se crede, un’immagine (foto personale o di altro tipo) ed altre informazioni di tipo personale, quali informazioni di contatto, nonché varie categorie di informazioni personali. L’Università ritiene necessario informare tutti gli studenti che le informazioni, associate ad ogni profilo @stud.liuc.it o @liuc.it, sono visibili dall’intera comunità di LIUC e, quindi, suggerisce di esercitare una adeguata cautela nell’uso e nei contenuti di questi profili.

L’Università suggerisce, quindi, di evitare di inserire dati specifici nel profilo, per quanto la decisione di inserire o non inserire dati, nel profilo, rimane una libera scelta, riservata alla decisione insindacabile di ciascun membro.

Per quanto riguarda gli altri dati, trattati tramite l’account personale LIUC, su Office365, l’Università precisa che:

  • le informazioni fornite per il ripristino della password, nella fase di attivazione descritta sopra, non fanno parte del profilo e, quindi, non sono visibili a nessun altro membro della comunità
  • i contenuti delle e-mail ricevute sono visibili esclusivamente al singolo interessato
  • i contenuti delle e-mail inviate sono visibili esclusivamente al mittente ed ai destinatari specificati
  • altri contenuti (ad es. OneDrive) inseriti dal singolo interessato, sono da considerarsi e sono, in effetti, riservati, ad eccezione dei casi, nei quali il singolo membro abbia deciso di renderli accessibili ad altri membri della comunità, come singoli od appartenenti a gruppi specifici, od eventualmente abbia deciso di renderli accessibili a tutti i membri della comunità.

Microsoft è Responsabile del Trattamento, in base all’accordo stipulato con l’Università, per la gestione in cloud della comunità Office365.

Il Responsabile per la Protezione dei Dati è Westmore David Lee, contattabile all’indirizzo e-mail rpd@liuc.it

 

Laureati ed ex studenti

L’account @stud.liuc.it rimane attivo anche successivamente al conseguimento del diploma di laurea e le “credenziali” associate, continueranno ad avere validità per l’accesso ai molteplici servizi di interesse per i laureati.

Qualora lo studente abbia risolto la propria carriera accademica, non conseguendo il diploma di laurea od altro titolo o che non abbia rinnovato l’iscrizione entro i termini di scadenza previsti, nei 18 mesi successivi alla risoluzione od alla scadenza del termine per l’iscrizione, l’account Office365, a lui associato, sarà disattivato. La disattivazione varrà anche per la rinuncia agli studi.

Ogni attività di gestione e/o di comunicazione di dati, che faccia riferimento esclusivamente a LIUC ed origini esclusivamente da LIUC e sia riconducibile esclusivamente a LIUC, sarà conforme alla normativa vigente, interna e della Comunità Europea, in materia di trattamento dei dati personali.

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